无论是人力资源部、新招聘的主管甚至普通职员，在公司成立的开始或刚来到一个新环境上班时，在了解公司背景及产品信息后，下一个要弄清楚的便是公司内部的人事结构，这包括公司组织架构。人事组织图看起来简单，其功能却超乎大家想象，公司规模越大，职员的来去流动也会越常更新（每月），因此组织图上的人物也会跟着汰换。以下让我们来探讨组织图究竟有什么作用？
1 ⏩ 招聘规划
依照公司需求，老板或部门经理每年可从拟出组织图开始，去计划要招聘哪些岗位的专员。制定岗位后，从职责及工作条件上研究薪资，决定要招什么岗位职员后可在组织图里添加“空缺”。这种做法能明确辨识出该岗位级别，得到招聘批准后还可记录下日期，从中可追踪该岗位花了多长时间做招聘，这些细节资料都有助分析报告的统计数据。
2 ⏩ 汇报
当成功招聘新职员后，公司在发出录取通知书时，须注明谁是直属上级，在组织图上的信息一清二楚。上下级间的汇报跟整间公司的处事效率是有关系的，如果一家公司的下下属常给上上司汇报，那么人事架构很明显是出现了问题，而且很容易就引起不必要的冲突。组织图简单清晰的说明了职员间的关系，每当这方面有什么不确定的，要确认职员该向哪组、哪部门，甚至哪分行上级汇报（或谁来指挥），只要看一看组织图，一切就会一目了然。
3 ⏩ 新职员
通常新职员在被录取后，得先给在职的公司交离职信及做工作交接，至少一个月后才能顺利上岗。这时组织图上可注明新职员姓名及确切的入职日期，好让管理层人员能预先被通知已招到哪个岗位专员。最好的做法是，人事部可以稍微做背景介绍，如将上岗的新同事有经理级年资5年、是某专业上的硕士、说3国语言等经验，这会让大家对他有深刻印象及期待。
4 ⏩ 离职职员
在确认职员的最后一天工作日后，可马上在组织图记录下要招聘的替代岗位，同时也能提醒相关部门要准备交接工作的安排。一旦替代专员招到了，在组织图更新资料时大家也会意识到，在该离职职员的最后工作日后，如有什么工作上要确认跟讨论的事，可以找那位新职员。
组织图确实能做到比口头沟通更好的效应，唯一的条件是一定要透明化，每次更新出来的档案须通知全体职员。另外，组织图的应用也达到节省成本的效果，因为责权分明而减少了人事方面的复杂性，而且一般上都是由中及高层人员负责制定的。
（以上观点仅属作者本人）
