很多公司于扩展期间，一旦有新项目，常会在没有深思熟虑的情况下就抛给旧职员去负责跟进。若那位旧职员是有管理技巧的，负责新项目并不会太困难，但对一般职员来说，肯定会一头雾水。
新项目、新系统或新职责，接手人先得跟上级沟通清楚，第一阶段要马上提出疑问如：目标是什么？什么时候要达成？有预算吗？虽然在很多时候，或许不能得到直接的答案（上级可能也搞不清楚），通过疑问大家可思考并做好准备。
这篇就以人事尾牙活动举例，通常第一个逻辑反应是打听谁有办过？幸运找上有经验的前辈请教，除了能避免做错安排，还能得到多个单位的联系方式，一切将会顺利。在做规划时，也可上网搜查资料来构思蓝图，然后准备PPT介绍档来带领同事。
假设尾牙活动估计会有800位职员和来宾参与，规划里要做工作分配的安排，把团队分成几组：节目策划、食物与饮料、场面设计与接待、幸运抽奖等。当中免不了做资金上的预算，比方做节目的可能要请司仪及准备灯光音响、幸运抽奖的要买大小礼品等等。所以，基本上在做任何采购前，必须要规定每组组长，每项要花费的必须交上至少三家报价单。
当上主管，是不可能独自去完成每个单位的职责的，主管扮演的角色是管理和提供意见，还有在遇到难题时提供解决方案，甚至在组员沮丧时给予鼓励。第一次会议，在人力分配讲解工作时非常关键，每个单位要求什么、在时间线上（timeline）要在什么时候做到什么进度、设定预算数额等，接着就由每个小组长进行计划。然后大家在每周会议上报告进度，如遇到什么难题，主管就边审核边指导。
像尾牙活动的安排，规模越大的就要越早准备，不然可能会预定不到合适的好地方，有些公司半年前就会开始讨论细节。负责餐饮的，要找个能容纳800人的场地，并且在比较价钱的同时去做谈判，总费用里可包含什么额外服务？如免费灯光音响系统或某些设计道具等。
过程中，小组要确认出席人数，再做桌椅安排的秩序（VIP桌、不同部门、工作人员等）。在尾牙活动前，主管需要吩咐发公告通知全体职员有关日期、主题穿着、幸运抽奖进行规则等沟通。而节目策划组的，在安排节目过程中要招揽有兴趣参与表演的职员，要安排场地来进行练习，而活动接近的时候安排到主场彩排。
在彩排时，要同时测试灯光音响的效果，还有整个活动时间上的控制（如不超过3个半小时）。主管要很清楚任何有可能会发生的事，每周会议除了听报告，还要指出什么要加强或避免出错的。当晚尾牙活动在进行时，主管要事先安排好工作人员交接工作的时间段，不然人手不足的情况下会导致工作人员饿肚子。餐饮部分只要事前跟酒店或场地负责人，再三确认出席人数及准备的分量，大致上不会有突发状况。在活动圆满结束后，主管应跟大家来一场庆功宴，共享大功告成的喜悦。
从这个案例来看，其实不管是长短项目，这些提到的策略都是标准性的流程：
确认需求；
蓝图规划；
人力分配工作；
定时开会跟进；
指导与支援；
庆功。
另外，人际技巧也非常重要，毕竟这是在谈判预算上，以及让整个团队的士气被鼓舞起来，最少不了的关键技能。
（以上观点仅属作者本人）
