每位新职员在入职前，依照正式流程必须在面试前填写《就业申请表》。人事部这么做有两个原因，第一要统一申请者提供的资料，毕竟每人的简历不同；第二是为了先收集好新职员的个人资料，这样也助面试官在会见候选人时有基本认识。而除了个人资料外，在就业申请表也可以提出一些问答题，比方：在之前的公司或现在公司，做过最大的贡献是？为什么想离职？自身的优缺点是什么？画出目前岗位在组织图里的位置等。
注：《就业申请表》应包含职员的基本个人信息，包括：姓名、住址、联系方式、学历、专业、身份证或护照号码、过往的工作经验、紧急联系方式、直属家人信息等信息。
公司在办理职员入职流程上，在确认聘雇时要发出《录取通知书》，入职时需提供培训，还有签收《劳动合同》，入职当天新职员也需要交出所有证件，让人事部印证及扫描存档。在发出《劳动合同》时人事部也马上就要给新职员设职员编号，这跟所有的信件有编号记录是一样重要的，都是属于职员档案的一部分。
注：入职后要建立的资料包括：员工编号、入职日期、身体检验报告、劳动合同、无犯罪证件（Police clearance）、公积金号码、薪酬状况等信息；以及入职后的培训资料、培训同意书等信息。
人事部与部门经理在为新职员办理入职手续时，除了填写的《面试评估表》及记录候选人所说过的话外，对他的印象如何等细节也应保留。把任何双方有协议的事都记录好，未来就能避免无谓的争议。另外，当要给新职员做试用期考核时也可翻回参考，从中做核对与研究。这部分的资料收集和整理，是很基础却不能轻视的工作，它是职员在公司中能否获得发展的重要依据。
注：工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息都必须记录下来。
建立职员档案是在公司扩展前一项必须做好的准备工作，在职员人数攀升到超过百人而需要晋升下阶段使用人事系统时（HRIS），就毋须担心资料收集不足。在人事系统里，职员编号就跟银行账号一样，只要一按职员的资料就会一一显示。另外，人事应选择实用且保密优良的系统，职员档案是私密信息，同时是公司的机密资源，一旦泄露会使职员个人和公司的利益受到侵害。
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