从应征者面试通过当天起，公司就会发录取通知书（Offer Letter），入职当天再安排签收劳动合同。这些程序是必需的，一来公司要新职员了解配套信息及规章制度，二来职员在有任何质疑时可马上发问，毕竟口头诉说时免不了会遗漏了什么，或说人在没看到正式的书信时会不放心。
新职员入职期间公司方把一切说明清楚，便能带来一些正面的效果如：传递出公司有文化的良好形象、彼此双方会更有信任（避免不必要的误解）、新职员对岗位方向或发展更为明确等。
在入职后，任何有关该职员的在岗状况或福利上的变动，公司都必需一一发信件通知及做记录。
接着要提到的是发信件背后的流程。每一封正式的信件在发出前，须要有其原因并且获得相关岗位审批的证件。从职员入职后，公司会在试用期间观察表现，接着将发出的信件普遍上只有三种类：解雇通知（不合格）、延长试用期（再三考虑是否要雇用）与转正通知书。无论会发哪封，背后肯定需要经过考核，而相关上级也须为此呈交报告及审批，再经人力资源部研讨后才能发信。若转正的话，新职员会被通知薪酬福利具体调整的信息，并且注明起效日期。
公司每年会发出的信件不外乎那几种，职员们有机会收到的密件有：年终奖励通知、晋升通知、调配通知、加薪通知、奖励发放通知、警告信、裁员通知、离职接受函等。每封信件同样需相关部门领导提供证明与审批，再通过人力资源部根据《员工手册》条款研讨后，才能发出。除非有特案，如公司在某年盈利有大收获，股东决定给每个职员发一个月的惊喜奖励，这时的“特别”流程要做的是，得到股东同意书当作证明后再发信通知。人力资源部发的每一封信要注明的信息如：
在发信后，人力资源部会马上在职员档案里做记录，这些职员个人发展都是公司未来扩展有利的信息。信件每年终会像财务部一样“结一次帐”，这时以上所提到的不同信件编号就会起作用，人力资源部会统计不同类型的信件数量。每种类信件统计好数目后，在准备年终报告时有助分析、检讨以及给最高管理层提供反馈。
举例：如某年离职接受函及解雇通知书总共出了50封，而公司全体员工只有100位，这个流动量已经是占了一半。这时，人力资源部通过从每次离岗的职员做过的离职面谈报告分析，可提供离职原因的百分比是（例）：有更好的发展、上下级纠纷、健康问题等。
所以别看发信件这么一件小事情，背后的威力其实很强大，还能作为公司未来发展及培训计划的资源，从职员个人的记录直到年终报告，都是构成历史重要的点点滴滴。
