公司里的每一个职员，基本上每天都会有忙不完的工作，可是在没有把职责列清楚的情况下，只要问一问：“请问平时你在忙什么？”便马上会让职员紧张起来，不知如何回答或答得很不确定。
职员会有这样的反应并不代表他没做事，只是职责的重点似乎不容易说清楚，而且又怕答到一些琐碎事，让人感觉不够认真，让人瞬间被考倒。一家公司或一个团队，若事先没有制定职责和流程，工作上的操作步伐不可能会一致、不可能合作有序、更不可能会产生正面效果，结果将会是杂乱无章的一团糟。
职责功能很实用，只要花一些时间想一下就可列出来，好让职员在初次接触新工作或新项目时，有确实的方向感。职责写太长太多的也不好，读完马上就忘记了，建议把重点最多集中在12到15条，而且每一条都要清晰直接，才会让职员们牢牢记住。
通过这么做，职员就可以往这些工作方向发挥所长，加上公司也可就此说明政策，如表现超越职责范围外并同时能带来极大贡献的，就会有机会晋升。这么一来，对职员的积极度跟未来发展前景会有很大帮助，当有了新的晋升岗位可再设定新职责，所以这种制度会给公司在扩展期间加速成长。
每个岗位职责里同样要设定好工作条件，在招聘帖子上常看到把职责与条件混在一起的，让人混淆，强烈建议一定要分开来列明！若把所有工作条件当作职责的话，职员将无法搞清楚具体该做什么，只能知道自己要有什么能力来应付工作。所以每当职责写出来了，最好的方式就是通过工作内容研究，把该岗位的能力需求简介匹配到相应的级别，比如需要什么学历要求或工作经验的？
此外，在岗位上是否要懂得操作什么系统或语言呢？至于工作条件要写几条？基本上能写出职责的一半就好（大概6到8条），一些比较重要的可在相关条件说明的后方加个“注”为佳或“优先”，只要求职者或职员达到条件标准的一半，公司就可给他们机会尝试，不足之处过后总能磨练起来。另外，在公司或人事的部分，也可从职责与工作条件中做研讨，依照需求在未来规划培训，那么在人力资产上能因时间而不断提升价值。
有清晰的职责说明的另外一个好处是，管理人能更系统化分配工作，有时候确实会遇到领同样薪资的职员，在工作量上的分配不公的情况。虽然说不同能力会反应在工作效率上，这些表现都会在年终绩效考核显现出来，对于严重没能达标的职员们，管理人应要有所评说，并且把工作条件重新说明，不然其工作应让更合适的人来负责。
