居家办公或远程办公,在病毒大流行期间,演变成上班模式的新趋势,至今有部分上班族仍然在家工作。
The Randstad Workmonitor在2月份调查显示,高达48%大马人,希望疫情恢复后可继续居家办公。根据Pew Research Center去年尾一项调查,美国人居家办公在疫情前后的数据,分别为20%和71%,而希望疫情恢复后继续居家办公,占了高达54%。无可否认,有一半左右的人口,体验新常态的工作模式后,对此已爱不释手。
不受疫情影响生存的公司,和不受居家办公影响生存的员工,都属于常年疫情中的幸存者。当办公距离拉远时,员工面临最大考验是:协调工作(有效地分配工作、“移交”工作)、保持信任、保持对工作的高度热忱、新习惯等。不够自律的人,常无法准时把作业交上,或上司常联络不上,情况严重的,在短时间内肯定已遭解雇。
究竟如何做,才不会让人误会在偷懒,同时保持彼此的信任?实际上,表现和在办公室没差,只是地点换了而已,谨记三件小事:
1 ∴ 上班线上打卡
居家办公无法像在公司一样,进出办公室时可扫描指纹或ID卡,人事部可从系统上看到出勤记录。一般办公室的传统,同事之间在早晨时会不约而同请安,气氛特别让人感到神采飞扬。可想像,上司说不定静悄悄在一旁,留意谁早到或迟到。
因此,若上司没特别要求请安,上班前得主动在线上打卡说声早安(哪怕还睡在床上),可避免任何疑心或误解。虽然线上请安是虚拟的,看到“早安”的信息,和在办公室亲耳听到“早安”,一样会让人感到温暖愉快,而上司会更安心。
2 ∴ 及时回复信息
在上司与同事们之间,无法看到对方的情况下,另一方有安静的单独空间,不被打扰能更高效完成工作。一般人太快速处理好工作,在家无所事事时会做起其它事,甚至出外透透风,自然觉得不会被发现。
居家办公制度,让员工在行为举止上放宽,公司几乎只求准时完成任务,但不代表完全无法观察到,工作表现的绩效与素质。像在办公时间内,若常没及时或没回复信息,会引起上司或同事的不满,自然会被怀疑,当事人是否有在位置前?万一不小心被证实,在工作时间内没遵守规则,或因迟回复信息而影响进度,声誉不仅受损说不定,还会面临纪律处分。
以防万一,在工作时间内,一定要及时回复信息。
3 ∴ 准时报告进度
能独立处事较强的员工,会制定每天、每周、周月甚至每年的工作计划(work plan),包括有好的文件归档、数据记录与分析的技能。在办公室时,不难发现上司比较不管这些员工,或说不好意思打扰他们,则会把专注力放在那些表现欠佳的员工身上。有时工作上非无做事,而是心有余而力不足,但只要有合理解释(为什么)或证件支撑,让报告说话就能逃脱误解。
标准汇报一周一次,每天汇报的话会显得太依赖(上司会烦),除非有重大急事要讨论、解决。建议周报使用PPT说明,不须长篇大论,以销售岗位举例,只需注明:日期、联系客户名单、状况(拒绝、成交、考虑)、数目等。
现实中,没有多少位上司清楚如何管理下属,并详细说明整个部门的工作流程。这问题出在多数被提拔人,原因并非具备出色的领导及培训能力,而是他们在过去负责下属的工作时,比较出色而已。
所以,学会策略性管理上司,同时尊重、不冒犯他人,是重要的专业技能之一,也可说是生存法则。凡是以身作则,往乐观的角度去提升,一切会顺心!
(以上观点仅属作者本人)