对于系统化操作的公司而言，开会就像家常便饭，而其余一般的公司，可能连一次正式会议都没有开过。无论如何，开会的目的是为了跟进项目的进度，从中了解执行者是否有效率？
可是有开会也并不意味着项目进行得顺利，有时反而变成消耗宝贵时间而无实质意义的事情。常会听到职员抱怨：“开了半天会，结果什么事情都没解决！”这种情况若出现，会议主持人就要开始考虑，会议方式是否有必要调整？不然被消耗的每一个小时都等于公司的损失，毕竟职员的薪资，是以劳动时间换来的。
因此，首先我们要搞清楚开会是否重要？答案是：确实是重要的。但条件是必须准备议程，掌控好时间，并且把会议视为严肃的事来进行。一家大公司（人数200人以上的），一个小组、一个部门或一个管理层，通常各自会一周开一次会来做汇报与讨论问题。人数少的公司，也要看当下是否有很多辣手的问题等着解决，需要沟通以便达到共识，一开始或许同样要一周开一次会，直到工作流程顺畅了，可改成两周一次。
身为会议主持人的“老板”，比如管理层会议里的CEO、部门会议里的经理及小组会议的主管（Team Lead或Supervisor），须给团队人员设定会议时要看到的报告内容与模型。这是公司文化塑造的一部分，如CEO要求有条有理的话，这公司所有中高级管理人员就会去跟从。最好的呈现报告方式是使用PPT档（Power Point Presentation），报告设定要求包括项目每周进度、部门每周花费明细、投诉与解决方案周报、客户周名单、新承包商或合作伙伴背景跟周名单、紧急处理案子周报、某某数据等。在一些较严格的公司，CEO甚至会要求PPT里的模板、字体风格、字体型号、公司标志号型要一致，原因是到了要统计年终报告时，这些标准化作业有助提高效率，更快完成。
只要有设定以上提及的议程内容，出席会议者就会有清晰的报告反馈方向，而且工作进度不须再靠监督来提升素质。当大家一起开会时，某人或单位报告总是延迟时，若没有合理的原因那就反应了对方能力不足，总有一天将会被取代。每次开会须有一位负责人来做会议记录（meeting minutes），开完会后大家就会收到当天会议进度或讨论的内容，好让大家更注意状况及了解下一次开会要准备什么。这样的安排方式能起良性竞争的作用，准备充足的人会表现得越来越强劲，没准备的人心理自然会有压力或觉得丢脸，总不能一次又一次表现落后，毕竟“老板”有权在大家面前追究。
有了好的会议系统制度，同样的方式也适用于跟不同部门的短期项目的承包商或任何合作伙伴的会议上。此外这也能视为比较严肃的沟通艺术，任何报告都能说出真相，尤其是数据，通过善用情商技巧来跟进或讨论，绝对能体现专业精神。李小龙有句名言：“学识给你权利，但性格给你尊重（Knowledge will give you power, but character respect）”，相信那些能启发更多职员向好榜样学习的领导们，就是具备这样的条件的。
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