大部分中大型公司都是靠系统来操作和营运的，人事有人事的系统（HRIS)、财务有财务的系统（Quickbook）、IT有IT的系统、客服有客服的系统等。此外，整间公司也多会使用Network Storage来作内部连接，当中会依照人事组织图来设定权限，如人事与行政经理被给予查看到两个部门的资料，而总监则拥有查看所有部门资料的权力。
若各部门都使用专门的系统，对中小型公司而言会是一笔大开销，再者，对于规模小的公司来说，也还不需要使用到相关功能，掌控和监督几个职员的工作，老板一人就足以应付。无论如何，若要用最低的预算，去设定一个差不多一样的系统制度还是有可能的，只要善用多数型号的电脑都附带的microsoft word、microsoft excel等，另外还有Gmail邮箱，甚至可免费使用。虽然使用这些预算有限的工具，听起来好像太老土了，但在使用正式系统前对基础知识的认知和掌握非常有帮助。
首先是公司邮箱，大公司通常会通过内部IT购买专属公司的邮箱，如：员工姓名@公司名称.com。有专属公司邮箱，这样看起来除了比较专业、可信之外，最主要的是公司同时能保护密件，防止外泄，只要任何职员离职，IT部就会把该职员的邮箱给删除（要确认工作交接已完成），那么过去在工作上的邮件也就消失了。那如果使用免费的Gmail邮箱，要怎么做到严防密件外泄？
或许公司可自己注册邮箱账户，然后以不同岗位名称开账户邮箱如：
sales.公司名称@gmail.com；admin.公司名称@gmail.com；marketing.公司名称@gmail.com，只要有职员离职，公司可自行更改邮箱密码，再替换新密码给新职员使用就行了。
Gmail提供免费的15GB谷歌云端（google drive），这个功能跟大公司的Network Storage差不多，只要不储存容量过大的档案（避免储存影片）还是很好用的。为什么共用文档夹如此重要？这会避免一个部门内，不同职员做出不同风格的报告而易引起混淆，而且若遇到问题就算某同事有急事不能上班，任何一个人都可找出所需的文档。这方面的系统安排，将由公司最高权限的人来做设定，那么他就能选择哪个文档夹能让哪个部门团队来使用，而不同部门的团队不应看到对方的资料，如人事部的职员档案包括薪酬都属于机密文件。
另外，建议领导层要设定一个命名规范来建立所有邮件标题和文档，那么在共享使用谷歌云端时会起到更好的作用。像同一个日报、周报、月报是几个人同时负责的，可设定一个标准模板的文档（excel最好用）放在谷歌云端里，大家随时可编辑和更新报告。通常一个文档可在excel档这么命名：2023_公司开销，而点击进去时在不同页面可依据不同月份来编排，到了年底完成“十二月”的报告时就等于年终报告所要的资料已收集齐全，后续只须做分析与反馈的工作。
至于类似会议记录（meeting minutes）这样的文档，最好是以日期作为依据来命名，如：20230710_管理层周会议，因为任何系统都会根据数目大小依序编排的，可以想象所有文档都排得井井有条而且一目了然（最早在上，最后在下），未来要查案子时会多有效率？
同样的方式也可应用在发内部邮件上，如：采购进度及花费 – 2023年7月份，只要延续使用标准命名的邮件，不管几年后要查回有关案子，只需要打关键字就能搜索出来，很快就能解决问题。这些看似简单的操作却是很多大公司的领导层或许都还在头痛着怎么管理的问题。建立了这样的基础后，将来要操作那些专业系统，便能发挥得更淋淋尽致。
基本系统化的训练是对公司未来大扩展的准备，不管是基础职员或主管，规模一旦变大了要面对的服务、顾客、承包商、团队等人数急速增加的情况。特别是那些岗位越高的管理者，要见的人与要开的会议也会倍增，很大可能忙到抽不出时间（建议与团队共享使用类似谷歌时间表的），试想象公司的操作上若完全不具备系统概念，那结果无疑会是乱成一团的吧？
（以上观点仅属作者本人）
