任何职位都有其职责，只要有人负责进行和操作，相关的事务终会完成。问题是，最终成品的素质，却会因为不同职员的经验或知识的深浅高低，而呈现出不尽相同的成果。无论公司规模大小，对于每个职位的职责都需要做出分析并且拟写出来，同时要清楚的说明每个工作条件和细节。这点做不好的话，很容易发生把人放错位子的状况，不但无法让职员发挥其能，若那是管理人的岗位，用错人还会把整个团队搞垮。所以这部分的工作细节，一定要在发招聘帖子前确认，才能找到符合条件的候选人。
我们首先来探讨基本的岗位，就算只是一位助理，都必须有所要求，如：有相关工作经验1年、良好沟通技巧、能独立处事、有团队精神、熟悉操作电脑、擅长安排与记录会议、有文件处理系统知识等。虽然这些是招聘一名助理的条件，但有些公司或许会把相同条件放到经理的位子，这跟规划职责的领导的安排有关，那他们是否知道不同岗位的条件要求呢？
实际上一名经理所须具备的条件应该包含这些，如：可证明有相关经理工作经验2年以上、中英书写或会话流利、擅长分析及总结周、月与年报、熟练某某牌子系统、具备培训及审核员工绩效技巧、有MBA资格者、善于做预算及对某某市场调查熟悉、有优秀的领导能力者为佳等。想象若把一位助理的条件设定用在招聘经理岗位上，而这位经理又是安于现状的，公司会因不达标的管理制度而无法前进，甚至后退，最终导致财务上的损失。
一家公司一旦对这样的管理感到不知所措时，建议雇主要马上找专业顾问来审核制度和做重组。在顾问加入前，雇主须跟所有主管沟通好为何要改善制度，如未来要走上系统化方向。
事先通知的举动会让主管们更放心，毕竟顾问所扮演的角色将会是监督和指导人，那么主管们就会知道要怎么去合作。这种重组阶段是需要时间调整的，专业顾问会先了解公司文化与作风后，才开始引导主管们在管理上改善的程序。偶尔遇上固执的主管也需要给机会调适，但是在考核结果发现是态度问题的话，公司就要考虑调配、降职甚至替换更有资格的人选了。
另外一个常见的问题是，若公司在制定新制度后，始终坚持要留下不合格的管理者，那么在往后招聘进来的符合条件的新职员，将会面对冲突。他们观察后会发现跟管理者处事风格不搭，这种情况下，职员流动率变高是必然会发生的事。针对职员条件是否合格，一开始就是重组的大项目，为了公司前景，有时候就算遇到好人但因为无法胜任其岗位的，都要一一替换，这样的果断和决绝，才能真正的改朝换代。
一家能继续成长的公司，职员们每年绩效考核应该都是持续进步的，只有该岗位的职员能完全把技能传送给下属，自己才能有晋升的空间。这样的文化信息是由雇主先提倡，然后影响管理者们，再从上至下的传送下去。
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