第一次接触公司大重组的案子时，记得曾经请教过一位NGO顾问的朋友，有关“怎么知道每个部门，究竟有没有把工作做好？”他只反问我一句：“Do you have a work plan?” 当下，我确实脑袋空空的，虽然手头上有齐全的职责信息，但对于工作计划的具体功能，反应是黑人问号一个。
在初期拟定好的工作计划，实施后可在每月尾做审核，主要是检讨错误
工作计划像是职责或建议书，对我而言它一点并不抽象，是由一个部门的经理，或一个员工对自己熟悉的工作，详细的制定细节流程、目标、时辰（deadline / cutoff time），不管在任何情况下，都能确认完成每项任务。拟定工作计划，先要从平日盲目的工作内容里，分类出优先秩序的大小事。
以行政专员做举例：每周一早上10点-11点参与部门会议、周三下午2点-3点去银行办业务，而每周的其中两天会见客户，若无具体规定哪天，那么马上写下哪天、几点到几点钟。这些安排，从日、周、月直到年为止，一旦写出来将发现要做及提升的，比想象的多。
专业的工作计划，须书写一份简介以让上司清楚，计划制定的：原因、工作记录、注意事项、进度、采取什么行动等。在初期拟定好的工作计划，实施后可在每月尾做审核，主要是检讨错误并从中调整或改善工作流程，以达到提升系统的措施。为了不能只顾着低头拉车，而不抬头看路，最理想是采用“S.M.A.R.T”原则，即：
S – 目标必须是具体的（Specific）
M- 目标必须可衡量的（Measurable）
A- 目标必须是可达成的（Attainable）
R- 目标必须和其他目标有相关性（Relevant）
T- 目标必须具有明确的截止期限（Time-based）
回到以上行政专员例子，所制定每周的会议、出外办事、会见客人等的时间表，有助在新的一个月来临前，去核对日历每周哪天落在几号，事先准备好隔月的工作计划书。此外，在同事之间协调上，也可用于事先温馨提醒他人，隔月工作的行程时间，同事们将感激不尽。这种举动，渐渐会影响周遭人，塑造出更好工作环境的高效率。
尤其在每个月初，在参与部门会议时，工作计划可是派上用场的好工具。这份清单文档，当通过投影机打在同事们的面前时，起了预先通知隔月行程的作用。在遇到有突发工作要求时，可翻阅工作计划来提醒对方，以工作的优先顺序来“说不”或谈判，如：重要又急的接、不重要不急的不接、重要却不急的就得排一排。
从被问“work plan”那年起，我花了将近5年的时间，才真正理解其功能的含义。善用这项技能后，发现其最大收益终归于自己，无论大小项目的进度细节，都可记得一清二楚并能随时报备，自信心因此大增。
另外，会发现上司逐渐不闻不问，因为工作计划做得越好，就意味一切越是透明化。同时反映了一个人，处事的专业度及独立表现，只要做好工作计划，就不怕被质疑。
（以上观点仅代表作者本人）
