人的记忆力不管多强，始终无法记得工作上每件事的小细节，唯有做好文件归档（filing documents）的系统化，才能迅速查出结果！对于职场新鲜人，在最初踏入社会时，若加入有系统制度的大公司，会有机会学习文件归档的严格程序。在构思写本编文章时，我审核过去是如何在这方面技能受益匪浅的，答案是在银行上班，之后接触不同行业后，我再把原本理解的逻辑，变通使用在不同的项目上。
文件归档做不到位，就算平日工作有条不紊，哪怕在关键时刻发现文件不见了，会让人倍感失望。
回想起我在银行上班时，每天得做日报，里头内容是整天处理过的业务（transactions），满满具体的信息包括：日期、时间、业务编号（reference number）、业务类别、数目等。在办公室，任何人只要取出有关物品，都得记录日期、物品编号（如给顾客发银行卡）和签名，若在系统上处理过什么业务，则会有用户名的记录。所以，不管大小事件的发生，这些系统化的记录，能做到随时翻查的用途，并且追踪负责人。
文件归档分日、月、年报，不同时段的报告，会转发到不同的储藏室保存，概念是越旧文件会保存在空间较大、距离较远而保险的位置，因接触机率较低。以个案举例：某客户来投诉6年前的业务问题，要求银行对相关失误做赔偿，但当年服务该客户的职员早已离职，怎么办呢？翻查案件很简单，根据客户提供副本收条或信件，从文件上的业务编号开始做调查即可。
客户找上门的案子，跟老板、稽核员、其它部门同事忽然要资料，状况一样。文件归档做不到位，就算平日工作有条不紊，哪怕在关键时刻发现文件不见了，会让人倍感失望。电脑文件和纸质文件处理方式差不多，首先要搞清楚什么是重要的，接着想如何把同类的所有信息统一。以办公室开销为例：可把部门的聚餐收据、部门经理审批的申请表，一起夹在报销表后方，避免分开存档。另外，在储存电子文件时，所有文件一起扫描排入同一个档案，那么在查案子时，也可避免点击多档案的紧张时间。
接着，为了有效管理和追踪，以下提及文件上的基础信息、程序绝不能忽略（善用电脑基本功能，DIY免费的系统）：
例：左边非公司发出的，命名文档使用日期开头；右边是公司发出的，命名文档使用编号开头。文件归档与财务部门的年终结算概念差不多，不能盲目的把每年文件混在一起，秩序性排列在有需时，不管那年、那月、那日想追踪任何资料，能随手可得。年终结算另外一个好处是，通过审核整年的分类文件，可分析每件案子发生的机率，可从中做工作流程改善的建议、隔年的工作规划。
当然，此文章只是其中一种方式，对于任何高效方便的技巧，最重要是找到最适合自己的方式。这样做的最终目的，除了工作表现能明显突破高效率，养成习惯后同样能轻松过活。
（以上观点仅代表作者本人）
