有句话说在大公司的员工,就像大机械里的一个小螺丝,意思是在大公司工作的职务、流程是分配得更细腻的。实际上,大小规模公司处事是否系统化,取决于其管理层需求,因此以下图表为正确解说大小公司,皆有两种管理的可能性。那么,究竟在哪里上班比较好呢?经观察,对我而言,不管有无系统,所得到的经验一样重要,尤其是参与“零到一”的大工程,在起步时企业比较青睐具备有两方面背景的人才。
选择工作的初期,不一定要朝向大公司为目标,从小公司基础的技能学习起,更能了解职务的发展来源
回到对小公司典型的工作分配,尤其是小资本创立的微小型公司,开始时一个员工需要兼顾多岗位,例如招来一位会计专员,他不仅要处理账目的工作,同时要负责所有行政与人事的职务。另一方面,在有系统的大公司的工作分配,以行政部在办公室买货物的小事情简单为例,如规模大至有500人以上的,行政专员处事的流程将会是:
(1)储藏室确认缺什么货物,准备每月预订清单(货物名称、数量、价钱);
(2)有了预订清单总计,让上司审核及审批;
(3)转交上财务部申请款额;
(4)联络供应商(确定与哪家供应商合作前,通常会先货比三家)确认哪天送货与如何做付款;
(5)收货当天点货,把不同的货物摆放在,有不同部门“贴标”的储藏室里,分类如清洁用具、文具、饮料与食材、饮水机使用的矿泉水等;
(6)货物使用管理,如办公室里的饮水机,每天安排清洁工在那个钟点检查及换新的矿泉水;
(7)每月、每年预算开销及拟定报告,当月花费太高的话得注明分析原因;
(8)收集好所有收据、审批文件、报告(compliance),供审计员有需查证等等。
其它:有关饮食品,需定期检查有效日期,确保健康卫生、安全食用。
如该公司有采购部门的话,以上部分职务将归于采购负责,流程就更为细腻。至于,不到10人的公司做法如何?
(1)通常是缺什么,某某同事马上出去买就行;
(2)虽然每次购物收据会收起来;
(3)或许不会归类、具体记录原因、特别做预算或分析报告。
当然,管理模式取决于公司的规模而定,小公司没必要小题大做;但大公司不采取系统化做法的话,则会面临效率低而被投诉、任何案子的发生会难以追踪,甚至会浮现内部腐败等的问题。至于小公司在业务扩展、员工人数攀升的过程中,若保持无系统化管理的话,总有一日会亮起红灯,最终还得辛苦的查个水落石出。试想像,在规模大的公司,如行政专员缺什么就出去购物,该专员一周工作会花几天在购物呢?这就是为何数量越多时,反而会每月只向供应商预购一次、两次,才能应付每日更复杂的琐碎事。
在选择工作的初期,不一定要朝向大公司为目标,从小公司基础的技能学习起,更能了解职务的发展来源。经长期观察,我发现那些不是来自无系统制度背景的员工,在遇到“零到一”的项目时,他们提供的方案都先跟系统化理论、系统软件有关,对于要怎么把初步职务建立起来,需要好几个月时间才能摸索到。我认为,如有机会加入一家从小快速扩展到中、大型规模的公司,绝对能体验不同阶段的管理模式,唯有要咬紧牙根面对不断的重组风格。
长跑而言,尤其是想在未来爬上最高的岗位或创业,是有必要去综合大小公司的经验。无论是在一家公司或个人发展,越想要进步就要开拓思维,跟上脚步去接受全新的管理模式,不然不仅会原地踏步,阻止你前进的绊脚石同时也会让你倒退。
(以上观点仅代表作者本人)